Para la mayoría de AUTÓNOMOS, Septiembre es el mes por excelencia de los buenos propósitos.
Durante las vacaciones y los días de descanso reflexionamos sobre cómo ha ido el año y que podemos hacer para ser mejores profesionales y más productivos en nuestras consultas y en la gestión de nuestros Centros.
Los que os dedicáis a la práctica de las Terapias Naturales sabéis que es un mes que cuesta un poco arrancar y llenar la agenda de visitas, porque vuestros pacientes se incorporan poco a poco a su vida diaria y hasta que no empieza la actividad escolar no hay plena normalidad.
Así que es un muy buen momento para dedicar algunas horas libres a ORDENAR y analizar el funcionamiento de vuestras consultas.
4 SUGERENCIAS de actividades que puedes hacer :
- DESTRUYE documentación contable que haya prescrito.
- COMPRUEBA que tengas descargadas TODAS TUS FACTURAS DE GASTOS.
- REVISA las fichas de pacientes
- ACTUALIZA tus formularios de Consentimiento Informado y de Protección de Datos.
1.- Destruye documentación contable que haya prescrito.
Sin darnos cuenta acumulamos papeles y documentos que nos quitan espacio y nos provocan sensación de desorden.
Por eso te recomiendo que si dispones de algunas horas libres te dediques a destruir las facturas de gastos en soporte papel y los extractos bancarios de años anteriores que ya no necesites.
Pero recuerda que SOLO puedes destruir la documentación de los años que no pueden ser revisados por hacienda.
¿PUEDES APROVECHAR ALGUNA HORA LIBRE para hacer limpieza de los documentos que ya no necesites? Seguro que algún momento encontrarás.
Como regla general los autónomos tenemos que guardar la documentación contable de los CINCO AÑOS ANTERIORES.
Así que puedes destruir todas las facturas y documentación, tanto de tu ámbito personal como como profesional, HASTA EL AÑO 2015 INCLUIDO.
2.- Comprueba que tengas descargadas TODAS TUS FACTURAS DE GASTOS.
Cuando llega el final del trimestre y vuestros gestores os piden las facturas de gastos, no siempre las tenemos a mano, porque al recibirlas las dejamos pendientes de descargar en nuestro correo electrónico o en el servidor del proveedor de luz y teléfono.
Siempre pensamos que ya lo haremos mañana.
Cuando llega el momento de presentar impuestos, las prisas del momento hacen que para salir del paso, acabemos buscando los extractos bancarios para justificar el gasto realizado.
RECORDAD que los recibos bancarios o pantallazos del ordenador de las facturas ON LINE, no son admitidos como documentos contables por parte de hacienda.
Es fundamental localizar y tener bien archivadas TODAS las Facturas de Suministros y Proveedores que hayamos incluido en nuestra contabilidad,
Es importante saber que si Hacienda nos hace una revisión y no tenemos las facturas oficiales EL GASTO NO SERÁ DEDUCIBLE.
Así pues, si tienes algunas horas libres, puedes comprobar que tengas a mano (en formato digital o papel) tus facturas de agua, luz, teléfono y proveedores del ejercicio 2021.
En cuanto a los años anteriores si no las encuentras puedes pedir un duplicado a tu proveedor y te las enviaran por correo electrónico en el plazo de quince días aproximadamente.
Es IMPORTANTE tenerlo todo ordenado y archivado, ya que en caso de revisión por parte de Hacienda, solo nos concederán 10 días hábiles para presentar toda la documentación.
SI tienes todo bien guardado, no tienes que sufrir en caso de revisión.
3.- Revisa TUS fichas de PACIENTES.
Es importante tener ordenadas y actualizadas las fichas de pacientes.
SEGURAMENTE, YA LAS TENDRÁS, pero por si acaso te propongo algunas ideas.
1.- Archiva en un espacio aparte las fichas de clientes que hace más de 5 años que no se han visitado contigo.
2.- Repasa los datos de contacto de tus clientes y actualiza sus Datos personales. También es un buen momento para verificar que te hayan firmado la Ficha de Protección de Datos.
3.- Digitaliza las fichas de pacientes habituales, así en caso de pérdida o accidente no perderías la información.
4.- Verifica las medidas de seguridad de los archivos o boxes donde guardas la documentación.
5.- Acostúmbrate a hacer COPIAS DE SEGURIDAD de tu ordenador.
4.- Actualiza tus formularios de Consentimiento Informado y de Protección de Datos.
Durante el transcurso de la primera visita de un nuevo paciente deberíamos hacerles firmar los modelos de Protección de Datos y de Consentimiento Informado.
Si No tienes costumbre de hacerlo quizás es un buen momento para que EMPIEZES A HACERLO.
En próximos post te explicaré por qué es tan importante que tus pacientes firmen estos documentos.
Espero que las sugerencias que te hago te sirvan para mejorar tu organización.
FELIZ mes de Septiembre.
